Equipe de vendas: por que ela é importante para uma escola de idiomas?

Equipe de vendas: por que ela é importante para uma escola de idiomas?

Uma escola pode estar pronta para receber alunos. As salas estão montadas, os professores preparados, a metodologia definida e a equipe esperando o início das aulas. Mas existe uma pergunta anterior a tudo isso: como esses alunos chegam até ali?

Antes da primeira aula, alguém conheceu a escola, pediu informações, conversou com a equipe e decidiu fazer uma matrícula. É justamente nesse caminho que entra a equipe de vendas.

E seu trabalho começa muito antes de alguém dizer “quero me matricular”. Inicia desde o primeiro contato com um potencial aluno, passando pelo atendimento, compreensão daquilo que ele procura e pelo acompanhamento até que esse possível aluno esteja preparado para tomar uma decisão.

Ter uma equipe dedicada a esse trabalho ajuda a escola a não depender apenas das pessoas que entram pela porta já decididas a estudar. Afinal, nem todo futuro aluno chega assim.

O que faz uma equipe de vendas?

A equipe de vendas é responsável por conduzir as oportunidades comerciais que chegam até a empresa e acompanhar essas pessoas ao longo da decisão de compra.

Parece simples, mas existem vários caminhos que podem levar alguém até uma escola de idiomas. Uma pessoa pode ver um anúncio no Instagram e mandar uma mensagem, enquanto outra passa em frente à unidade e decide entrar. Há também quem chegue por indicação de um amigo ou encontre a escola depois de pesquisar por um curso de inglês no Google.

Cada uma chega em um momento diferente.

Enquanto algumas já sabem exatamente qual idioma querem estudar, outras ainda estão tentando entender quais opções existem. É papel do comercial conseguir conversar com esses diferentes perfis, compreender suas necessidades e dar continuidade a esse contato.

Por isso, vender não é apenas apresentar um curso e informar um valor. Existe todo um processo antes da matrícula acontecer.

Vender não começa quando o cliente pede para comprar

Imagine que alguém mande uma mensagem perguntando apenas:

“Quanto custa o curso de inglês?”

É fácil pensar que basta responder com o valor. Só que a mesma pergunta pode vir de pessoas com motivos completamente diferentes. 

Talvez essa pessoa tenha uma viagem marcada para o próximo ano. Pode ter perdido uma oportunidade de trabalho porque ainda não domina o idioma. Pode estar procurando uma atividade para o filho ou simplesmente ter decidido realizar uma vontade antiga de aprender inglês. Se a conversa termina apenas no preço, nada disso aparece.

Por isso, um bom trabalho comercial também passa pela escuta. Antes de tentar apresentar uma solução, é importante entender o que aquela pessoa realmente está procurando. Isso não significa transformar o atendimento em um interrogatório ou insistir para que alguém faça uma matrícula.

A ideia é justamente o contrário: ter informação suficiente para conduzir uma conversa que faça sentido para aquela pessoa. Quando isso acontece, a venda deixa de ser apenas uma tentativa de convencer e passa a ser consequência de um atendimento bem conduzido.

Por que não deixar as vendas apenas nas mãos do franqueado?

Quem abre um negócio provavelmente já percebeu, ou vai perceber muito rápido, que existem muitas coisas acontecendo ao mesmo tempo.

O franqueado precisa acompanhar a equipe, olhar resultados, resolver questões administrativas, tomar decisões, conversar com fornecedores e lidar com situações que simplesmente aparecem ao longo do dia. Se toda a área comercial também depender exclusivamente dele, é fácil alguma oportunidade acabar ficando para depois.

Um potencial aluno manda uma mensagem enquanto acontece uma reunião. Outro pede informações no momento em que surge um problema na escola. Quando o franqueado finalmente consegue voltar ao atendimento, algumas horas já passaram.

Não significa que ele não se importe com aquela venda. Significa apenas que sua atenção precisa estar dividida entre várias responsabilidades. Por isso, conforme a operação se estrutura, é importante ter pessoas responsáveis pelo comercial.

Isso não quer dizer que toda escola precisa começar com uma equipe enorme. A estrutura deve acompanhar a realidade de cada unidade. O ponto principal é outro: as vendas precisam ter responsáveis claros e pessoas preparadas para cuidar delas. Para quem está assumindo uma franquia pela primeira vez, perceber essa diferença também ajuda a sair da lógica de “eu preciso fazer tudo” e começar a pensar como gestor. 

Marketing traz oportunidades, mas alguém precisa atendê-las

Imagine que uma campanha gere 30 conversas no WhatsApp da escola durante alguns dias. Para o marketing, existe um primeiro resultado: pessoas demonstraram interesse. Mas, para a escola, o trabalho ainda não terminou.

Quem vai responder esses contatos? Quantos receberão retorno? Quantos continuarão sendo acompanhados depois da primeira conversa? É aí que o comercial entra.

É por isso que marketing e comercial precisam trabalhar próximos. De um lado, o marketing ajuda a colocar a escola no radar de potenciais alunos e gerar credibilidade quando esses alunos pesquisarem por ela. Do outro, a equipe de vendas recebe essas oportunidades e trabalha para conduzi-las. Ou seja, uma área não substitui a outra.

O que muda quando existe um processo comercial?

Quando existe um processo comercial, a equipe sabe o que fazer com as oportunidades que chegam até a escola e como dar continuidade a cada contato.

Sem essa organização, é fácil algumas conversas se perderem pelo caminho. Uma pessoa pede informações, diz que vai pensar e, alguns dias depois, ninguém lembra de retomar o contato. Outra demonstra interesse, mas comenta que pretende começar apenas no mês seguinte.

Se essa informação fica apenas na memória de quem atendeu, existe uma boa chance de ela ser esquecida. O processo comercial ajuda justamente a organizar esse caminho.

Isso não significa transformar o atendimento em algo engessado ou fazer com que todas as pessoas recebam exatamente a mesma abordagem. A função do processo é organizar o que acontece nos bastidores, enquanto a conversa continua sendo conduzida de acordo com cada situação.

Uma forma de visualizar essas etapas é por meio do funil de vendas. Apesar do nome parecer mais técnico, a lógica é simples: ele ajuda a identificar em qual momento cada potencial aluno está.

Alguém pode ter acabado de conhecer a escola e pedido algumas informações. Outra pessoa já conversou com a equipe, entendeu como o curso funciona e está avaliando quando começar. Há também quem esteja mais próximo de realizar a matrícula.

Quando a equipe consegue enxergar essas diferenças, fica mais fácil entender quais contatos precisam de acompanhamento e quais próximos passos fazem sentido para cada um.

No fim, o processo comercial não existe para deixar a venda mais automática. Ele existe para evitar que boas oportunidades dependam apenas da memória ou da iniciativa individual de alguém da equipe.

Treinamento também faz parte de uma equipe comercial

Uma pessoa comunicativa não necessariamente nasce pronta para trabalhar com vendas. Assim como qualquer outra função, existem habilidades que vão sendo desenvolvidas com prática, acompanhamento e treinamento.

Um profissional pode conhecer muito bem os cursos da escola, mas ainda precisar desenvolver sua escuta. Outro pode conversar com facilidade, porém ter dificuldade para organizar os contatos que precisa acompanhar. Também existem situações que só aparecem com o tempo.

Como conversar com alguém que ainda está muito inseguro sobre começar? Como explicar uma informação de maneira clara? Como entender quando é hora de falar e quando é melhor ouvir?

É nesse sentido que o treinamento faz diferença.

Para Paulo Bubola, que atua há anos com desenvolvimento comercial, essa constância é uma das principais diferenças entre depender de uma pessoa que naturalmente tem facilidade para vender e construir um time preparado.

“Quando você tem um comercial com uma engrenagem bem estabelecida e coloca isso todos os dias em prática, você não precisa depender de um talento extraordinário.”

A ideia ajuda a quebrar uma visão bastante comum sobre vendas: a de que algumas pessoas simplesmente “levam jeito” e outras não.

Claro que facilidade para se comunicar ajuda. Mas rotina, treinamento, organização e prática também são construídos. E, para um franqueado que precisa formar e desenvolver uma equipe, essa diferença importa bastante.

Metas mostram onde chegar. Indicadores ajudam a entender o caminho

Ter uma meta ajuda a equipe a saber onde precisa chegar. Mas olhar apenas para o número final nem sempre explica o que aconteceu durante o mês. Imagine uma escola que terminou o período abaixo do número de matrículas esperado. A meta mostra que o resultado ficou abaixo do previsto, mas ainda falta entender o motivo.

Talvez tenham chegado poucas oportunidades. Talvez muitas pessoas tenham entrado em contato, mas poucas avançaram. Ou pode ser que exista uma quantidade considerável de interessados que ainda esteja em processo de decisão.

É por isso que metas e indicadores cumprem papéis diferentes. A meta funciona como uma referência de resultado. Já os indicadores ajudam a enxergar o que aconteceu ao longo do caminho até ele.

Quantidade de oportunidades, atendimentos realizados, conversões e matrículas, por exemplo, podem ajudar o franqueado a entender melhor o comportamento da operação comercial.

Isso não significa acompanhar números apenas por acompanhar, os dados servem para trazer contexto.

Se poucas oportunidades chegaram até a escola, o problema pode estar antes da etapa de vendas. Se muitas pessoas entraram em contato, mas poucas avançaram, talvez seja necessário olhar com mais atenção para o atendimento ou para o acompanhamento desses contatos.

Mais do que perguntar apenas “batemos a meta?”, o ideal é conseguir entender o que levou a equipe até aquele resultado.

O que uma equipe comercial precisa conhecer sobre a escola?

É difícil vender bem aquilo que você não conhece. Quem atende um potencial aluno precisa conseguir explicar com segurança aquilo que a escola oferece. Isso não significa decorar uma apresentação pronta, mas compreender os cursos o suficiente para conseguir relacioná-los a diferentes situações.

Afinal, a conversa com alguém que procura inglês para uma promoção no trabalho provavelmente não será igual à conversa com uma mãe buscando um curso para o filho.

Quanto melhor o comercial conhece a escola, menos o atendimento depende de respostas genéricas.

Por isso, mais do que saber valores, duração dos cursos e horários disponíveis, a equipe precisa compreender a proposta da escola, as modalidades oferecidas e para quais necessidades cada opção pode fazer sentido.

Atendimento comercial também faz parte da experiência do aluno

Para alguns alunos, a primeira experiência com a escola não acontece dentro da sala de aula. Ela começa no WhatsApp, ou em uma ligação. Talvez em uma visita presencial para conhecer a unidade.

A forma como essa pessoa é recebida já começa a construir uma percepção sobre a escola. Demorar muito para responder, dar informações confusas ou conduzir um atendimento com pouca atenção também comunica alguma coisa sobre aquele negócio.

Da mesma forma, ser recebido por alguém que escuta, explica com clareza e demonstra interesse real naquilo que a pessoa procura ajuda a construir uma relação diferente.

Nem todo bom atendimento vai terminar em matrícula. Pode não ser o momento certo para aquela pessoa, mesmo assim, a experiência que ela teve com a escola continua existindo.

Qual é o papel do franqueado na gestão comercial?

Ter uma equipe comercial não significa entregar as vendas para outras pessoas e deixar de acompanhar essa parte do negócio. O franqueado continua tendo um papel importante.

A diferença é que ele passa a olhar para o comercial também como gestor. Isso significa acompanhar resultados, entender os indicadores, conversar com sua equipe e perceber onde cada pessoa precisa de desenvolvimento.

Também significa estar próximo o suficiente da operação para identificar quando algo não está funcionando como deveria. Afinal, o resultado comercial não aparece apenas no último dia do mês. Ele é construído ao longo de todas as conversas, contatos e acompanhamentos feitos pela equipe.

Por esse motivo, mais do que perguntar “quantas matrículas tivemos?”, o gestor precisa conseguir entender o que aconteceu durante o caminho até aquele resultado.

Como funciona a área comercial em uma franquia?

Uma das diferenças entre começar um negócio independente e entrar para uma franquia está justamente no ponto de partida.

Quem cria uma empresa do zero precisa pensar também em como será seu processo comercial, como os clientes serão atendidos, de que forma as oportunidades serão organizadas e como a equipe será preparada para conduzir essas conversas.

Em uma franquia, o franqueado não deveria precisar começar essa organização de uma folha em branco. A rede pode fornecer processos, treinamentos e referências para que a área comercial seja estruturada a partir de um modelo já desenvolvido.

Isso não significa, porém, que a franqueadora fará o trabalho por ele. Existe uma parte que continua acontecendo dentro da unidade: liderar a equipe, acompanhar os resultados e garantir que o processo vire rotina.

Podemos pensar nessa relação de uma forma simples: a franqueadora fornece a estrutura, o franqueado faz a gestão e a equipe coloca o processo em prática no dia a dia da escola. É justamente aí que entra o papel do franqueado como gestor.

Como a Phenom apoia a área comercial das escolas?

Na Phenom, o comercial faz parte da preparação e do acompanhamento das unidades. O franqueado e sua equipe têm contato com treinamentos e orientações voltados à rotina da escola, enquanto o gestor também recebe suporte para compreender e acompanhar essa área da operação.

O objetivo não é fazer as vendas pelo franqueado, mas ajudá-lo a entender o processo que precisará conduzir junto ao próprio time. Ao longo da jornada da unidade, ele também pode contar com o suporte da rede em diferentes áreas do negócio. Ainda assim, a gestão continua acontecendo dentro da escola.

É o franqueado quem acompanha as pessoas, observa os resultados e garante que aquilo que foi aprendido seja colocado em prática no dia a dia.

Perguntas frequentes sobre equipe de vendas

O que faz uma equipe de vendas?

A equipe de vendas acompanha as oportunidades comerciais desde o primeiro contato até a decisão de compra. Esse trabalho envolve conversar com potenciais clientes, entender suas necessidades, apresentar soluções e acompanhar aqueles que ainda estão decidindo.

Qual é a diferença entre equipe comercial e marketing?

O marketing ajuda a empresa a ganhar visibilidade e gerar interesse. Já o comercial trabalha diretamente com as oportunidades que surgem a partir desse interesse.

Em uma escola, por exemplo, o marketing pode levar uma pessoa até o WhatsApp da unidade. A partir dali, o comercial começa a conduzir o atendimento.

Uma pequena empresa precisa ter equipe comercial?

Não necessariamente uma equipe grande.

O tamanho da estrutura depende da realidade do negócio. O mais importante é que exista alguém responsável pelo comercial e que essa atividade não fique perdida entre outras tarefas da operação.

Qual é o papel do franqueado nas vendas da unidade?

O franqueado é o gestor da operação comercial.

Mesmo quando não realiza todos os atendimentos, precisa acompanhar resultados, desenvolver a equipe e entender o que está acontecendo ao longo do processo.

Uma franquia oferece suporte comercial?

Isso varia de acordo com cada rede.

Por isso, antes de investir, também vale entender quais treinamentos, processos e formas de acompanhamento a franqueadora oferece para a área comercial.

Uma escola precisa chegar até quem precisa dela

Antes de existir uma matrícula, existe uma conversa. Alguém viu a escola, demonstrou interesse, recebeu atendimento, tirou dúvidas e decidiu dar o próximo passo. Quando esse caminho depende do acaso, algumas oportunidades naturalmente ficam pelo meio.

É por isso que a equipe comercial não deveria ser vista apenas como “quem vende o curso”. Ela faz parte da operação da escola e ajuda a transformar interesse em um processo que pode ser acompanhado e desenvolvido.

Para o franqueado, isso traz também uma mudança de papel. Em vez de precisar estar em cada atendimento, ele precisa construir uma equipe preparada e saber acompanhar aquilo que acontece no comercial.

Na Phenom, essa área também faz parte do suporte e dos processos trabalhados com as unidades. Se você está avaliando uma franquia de idiomas e quer conhecer melhor como funciona essa estrutura, converse com o nosso time.